Alles over de Witte Kassa (GKS 2.0)
De witte kassa is in België wettelijk verplicht voor heel wat horecazaken, afhaalpunten en andere handelszaken met een omzet boven de €25.000. Met de komst van GKS 2.0, een vernieuwde en digitale versie van het geregistreerd kassasysteem, worden de regels vanaf 1 juli 2025 strikter én uitgebreider.
Maar wat betekent dat concreet voor jouw zaak?
Welke kassasystemen zijn in orde?
En hoe vermijd je boetes of onverwachte controles?
Wat is de witte kassa?
De witte kassa, officieel het Geregistreerd Kassasysteem (GKS), is een verplicht kassasysteem in België. Het is wettelijk opgelegd door de overheid en dient om btw-fraude en zwartwerk te voorkomen in sectoren waar dat risico het grootst is.
Elke onderneming die onder de regels valt, moet met een geregistreerd kassasysteem werken dat kastickets digitaal aanmaakt, gegevens automatisch doorstuurt naar de overheid
Wat verandert er met GKS 2.0?
De overheid voert een volledig vernieuwde digitale versie in van het geregistreerd kassasysteem. GKS 2.0 is cloudgebaseerd, gebruiksvriendelijker én sluit beter aan bij moderne kassasoftware.
De belangrijkste kenmerken van GKS 2.0 en de bijbehorende Blackbox 2.0 zijn:
-
Geen fysieke blackbox meer nodig
-
Digitale kastickets met verplichte QR-code
-
Rechtstreekse koppeling met de FOD Financiën
-
Eenvoudige registratie via eID of itsme
-
Automatische gegevensoverdracht naar de overheid
-
Mogelijkheid om kastickets digitaal te versturen
-
Geen VSC ID-kaart meer nodig
Met de nieuwe Blackbox 2.0 kan de overheid, indien gewenst, direct verkoopgegevens in de kassa inzien. Dit maakt fysieke controles ter plaatse overbodig, waardoor jij en je klanten niet meer tijdens de openingstijden gestoord hoeven te worden.
Overgangsregeling
Afhankelijk van wanneer je huidige geregistreerde kassa is geregistreerd, kun je tot uiterlijk eind 2027 met de Blackbox 1.0 blijven werken. Daarna moet je overstappen naar de Blackbox 2.0. Voor alle nieuwe uitbatingen vanaf 1 juli 2025 geldt de verplichting om met de Blackbox 2.0 te werken.
01/07/2025
Nieuwe horecazaken moeten, indien van toepassing, Blackbox 2.0 installeren. Blackbox 1.0 is vanaf deze datum niet meer toegestaan.
01/07/2026
Horecazaken die vóór 31/12/2017 met Blackbox 1.0 zijn gestart, moeten overgestapt zijn naar Blackbox 2.0.
01/07/2027
Horecazaken die vóór 31/12/2021 met Blackbox 1.0 zijn gestart, moeten overgestapt zijn naar Blackbox 2.0.
01/01/2028
Alle resterende horecazaken, gestart tussen 01/01/2022 en 30/06/2025, dienen Blackbox 2.0 in gebruik te hebben.
Voor wie is de witte kassa verplicht?
De witte kassa is verplicht voor alle ondernemingen die jaarlijks meer dan €25.000 omzet halen (nieuwe berekeningswijze vanaf juli 2025).
Dit geldt ongeacht of de verkoop ter plaatse, via afhaal of levering gebeurt.
De overheid breidt de verplichting bovendien uit naar andere fraudegevoelige sectoren. Denk mogelijks aan nachtwinkels, kappers, schoonheidssalons, voedingswinkels en soortgelijke diensten. Elke onderneming die aan de voorwaarden voldoet, moet in orde zijn.
Financiële steun en voordelen
Ondernemers die geregistreerde kassasystemen gebruiken, kunnen een premie aanvragen. Deze premie vermindert de sociale bijdragen en varieert naargelang het aantal werknemers en het type contract.
Bij de aanschaf of update van een modern en professioneel kassasysteem geniet je bovendien van een unieke investeringsaftrek.
Het kan zijn dat je huidige kassaleverancier geen verdere ontwikkeling voorziet voor de 2.0-module of ermee stopt. In dat geval is het belangrijk om tijdig over te stappen naar een softwarepakket dat volledig compatibel is met GKS 2.0.